MS Excel ist ein sehr komfortables Werkzeug zum Durchführen von Berechnungen und zur Darstellung von Tabellendaten. Bei der Erstellung der Berichtsdokumentation ist es jedoch häufig erforderlich, tabellarische Informationen im Word-Format bereitzustellen. Gleichzeitig ist es manchmal erforderlich, nicht nur den direkten Inhalt der Informationen, sondern auch die Formatierung von Dokumenten zu übersetzen.
Es ist notwendig
MS-Word, MS-Excel, Computer
Anleitung
Schritt 1
Um Informationen aus einer im Excel-Format gespeicherten Datei in Word zu übersetzen, öffnen Sie die Tabellenkalkulationsdatei, wählen Sie die erforderlichen Zellen darin aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Kopieren". Starten Sie dann das Programm MS Word, erstellen Sie ein leeres Dokument (in der Regel wird es automatisch erstellt) und fügen Sie das aus Excel kopierte Fragment darin ein. In diesem Fall wird die Anzahl der Spalten, die für die Darstellung der Tabelle erforderlich sind, im erstellten Dokument angezeigt und jede Zeile der Excel-Tabelle wird als separate Zeile im Dokument dargestellt.
Diese Methode ist die einfachste, jedoch geht dabei die Formatierung des Originaldokuments verloren. Außerdem wird die weitere Bearbeitung einer solchen in Word erstellten Pseudotabelle sehr schwierig sein.
Schritt 2
Damit eine in Excel vorbereitete Tabelle in Word fast gleich aussieht, fügen Sie die kopierten Informationen in die zuvor vorbereitete Tabelle ein. Zählen Sie dazu, wie viele Spalten und Zeilen die Originaltabelle hat. Wählen Sie dann in Word den Menüpunkt "Tabelle" und "Einfügen". Geben Sie im erscheinenden Fenster die Anzahl der Spalten und Zeilen ein und klicken Sie auf Bestätigen. Alle anderen (kosmetischen) Einstellungen können später vorgenommen werden.
Kopieren Sie nun wie im ersten Fall den gewünschten Teil der Tabelle. Wählen Sie dann mit der Maus die gesamte in Word erstellte Tabelle aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Einfügen". Alle Daten aus der Originaltabelle werden sauber auf die leeren Zellen der Word-Tabelle verteilt. Korrigieren Sie die falsch platzierten Teile der Tabelle mithilfe der Word-Formatierungstools.
Diese Methode ist optimal für die Erstellung der Berichtsdokumentation, ermöglicht jedoch kein Speichern der Formeln, was die spätere Neuberechnung der Daten erschwert.
Schritt 3
Um eine Tabelle aus Excel zusammen mit Formeln und Design zu kopieren, verwenden Sie kein einfaches, sondern ein "spezielles" Einfügen. Kopieren Sie dazu auch das gewünschte Fragment der Tabelle und wählen Sie dann "Bearbeiten" - "Spezial einfügen" aus dem Word-Menü. Wählen Sie dann im erscheinenden Fenster die Zeile "Microsoft Excel-Tabelle (Objekt)".
Achten Sie auf die Position des Punktes in den Zeilen "Einfügen" und "Verbinden". Zur Erstellung der Standarddokumentation belassen Sie diesen Zeiger auf der Zeile "Einfügen".
Sollen sich die Informationen im Word-Dokument abhängig von den Daten in der Excel-Tabelle automatisch ändern, dann wählen Sie den Punkt "Link". Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die Word-Datei ständigen Zugriff auf die Datei im Excel-Format hat.
