Die Frage nach der Notwendigkeit, ein elektronisches Archiv im Unternehmen zu schaffen, wird immer dringlicher. Und das kommt nicht von ungefähr, denn die Einführung neuer Informationstechnologien sorgt nicht nur für die Sicherheit und Verlässlichkeit von Dokumenten, sondern verkürzt auch die Zeit für deren Suche und ermöglicht bei Bedarf auch mehreren Mitarbeitern den gleichzeitigen Zugriff auf dieselben Daten.
Anweisungen
Schritt 1
Die Erstellung eines Archivs elektronischer Dokumente umfasst mehrere Schritte. Kaufen Sie zunächst die lizenzierte Software und installieren Sie sie auf der Computerausrüstung des Unternehmens.
Schritt 2
Bereiten Sie Dokumente vor, dh organisieren Sie sie, identifizieren Sie sie gemäß der bestehenden Struktur des Dokumentenkreislaufs in Ihrer Organisation. In diesem Stadium müssen sie insbesondere registriert, nach Haltbarkeit sortiert und Heftklammern und Heftklammern von ungehefteten Blättern entfernt werden.
Schritt 3
Der nächste Schritt ist das Digitalisieren oder Scannen von Dokumenten. Es wird an technischen Geräten durchgeführt, die genau die Art und das Format des Dokuments unterstützen, das in dieser Organisation verwendet wird. Überprüfen Sie in dieser Phase die Qualität der Reproduktion von Dokumenten, scannen Sie ggf. erneut.
Schritt 4
Als nächstes folgt die Phase der Konvertierung (Konvertierung) von Dokumenten in ein Format, das dem Konzept ihrer Speicher- und Produktionsstandards entspricht, und dann - die Phase der Indexierung, d. „Verschlagwortung“zu jedem Dokument zur späteren Recherche der notwendigen Informationen oder Erstellung einer Volltextdatenbank.
Schritt 5
Legen Sie am Ende der Arbeiten zum Erstellen eines elektronischen Archivs die Einstellungen fest (Zugriffsrecht, das Recht zum Ändern von Dokumenten) und schulen Sie das Personal der Organisation.
