Eine Fallnomenklatur ist eine nummerierte Liste von Falltiteln, die innerhalb einer Organisation abgelegt werden. Laut diesem Dokument werden alle Arbeiten an der Dokumentation des Unternehmens durchgeführt. Sie spiegelt die Aufbewahrungsdauer bestimmter Dokumente wider und welche Abteilung für welche Dokumentation zuständig ist.
Notwendig
- - Kenntnisse der Büroarbeit;
- - eine typische Liste von Dokumenten mit Aufbewahrungsfristen.
Anweisungen
Schritt 1
Entscheiden Sie über die Entwicklung der Nomenklatur, dies muss anhand der Bestellung für die Organisation erfolgen. Geben Sie darin an, wer die Nomenklatur erstellen soll, unter wessen Leitung und in welchem Zeitrahmen. Als nächstes klären Sie den Umfang des Artikels. Um eine individuelle Nomenklatur zu erstellen, können Sie eine ungefähre verwenden, die für Gruppen von Organisationen zusammengestellt werden kann, die Teil desselben Systems sind. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung dieses Dokuments die Struktur Ihrer Organisation.
Schritt 2
Wählen Sie das Klassifikationsschema aus, auf dessen Grundlage die Nomenklatur erstellt wird. Das hängt von der Unternehmensstruktur ab. Wenn es stabil genug ist, wählen Sie ein Blockdiagramm der Nomenklatur. Wenn es sich häufig ändert, wählen Sie ein funktionales Produktionsschema. Im ersten Fall entsprechen die Abschnitte der Nomenklatur den Namen der strukturellen Abteilungen des Unternehmens. Die Reihenfolge ihres Standorts sollte der Besetzungstabelle ähneln. Im zweiten Fall verwenden Sie die Funktionen oder Richtlinien der Aktivitäten der Organisation als Abschnitte bei der Erstellung der Nomenklatur der Angelegenheiten des Unternehmens.
Schritt 3
Formulieren Sie die Überschriften der Fälle. Der Titel sollte klar und prägnant sein und die Hauptstruktur und den Inhalt der Falldokumente offenlegen. Darin sind auch die Klärung des Inhalts des Falles, Informationen zur Echtheit und Kopien von Dokumenten enthalten. Verwenden Sie in den Überschriften keine einleitenden Wörter, komplexe Phrasen und unspezifische Formulierungen.
Schritt 4
Verwenden Sie bei der Zusammenstellung einer Überschriftenliste die folgenden Zeichen: nominal (Art des Dokuments), Autor, Korrespondent, chronologisch (Zeitpunkt der Erstellung), Thema-Frage, geographisch.
Schritt 5
Bestimmen Sie die Aufbewahrungsfristen für Fälle, verwenden Sie dazu eine Standardliste von Managementdokumenten. Vervollständigen Sie die Gestaltung der Nomenklatur, der Text selbst sollte wie eine Tabelle aussehen, setzen Sie den Genehmigungsstempel auf das Titelblatt.
