Die Registrierung eines eingehenden Dokuments ist eine Fixierung des Eingangs eines Dokuments in einer Organisation. Ob es sich um ein Papierdokument oder ein elektronisches Dokument handelt, muss in den Registrierungsformularen ein Registrierungscode und ein Hinweis auf den Eingang zugewiesen werden. Dies ist notwendig, um die Durchführung der Dokumentation zu kontrollieren und die Suche nach den notwendigen Informationen zu erleichtern.
Notwendig
- - Computer mit Internetzugang;
- - Browser.
Anweisungen
Schritt 1
Führen Sie das Programm "SB Incoming Documents" aus, um das eingehende Dokument zu registrieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um das Dokument hinzuzufügen. Wählen Sie den Befehl "Neues Dokument", weisen Sie der Karte eine Seriennummer zu. Füllen Sie das Feld "In wessen Namen" aus, standardmäßig ist dies der Direktor der Organisation, wenn der Empfänger des Dokuments unterschiedlich ist, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld und fügen Sie dem Verzeichnis ein weiteres Element hinzu, zum Beispiel das stellvertretender Direktor. Wählen Sie ein Thema für das Dokument aus, fügen Sie es zuerst dem Verzeichnis hinzu. Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil, geben Sie in einer leeren Zeile den Betreff des Dokuments ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen" und wählen Sie den eingegebenen Betreff im Feld aus.
Schritt 2
Dem Dokument einen Code zur Ergänzung des Registrierungsindex zuweisen, dann das Eingangsdatum des Dokuments festlegen, es muss auf dem Eingangsdokument angebracht werden, dann die Eingangsdokumentnummer zuweisen, es muss auch auf dem Dokument selbst vermerkt werden. Als nächstes übertragen Sie Datum und Nummer aus dem eingehenden Dokument. Die Registrierung eines eingehenden Dokuments von einer Person ist möglich, klicken Sie auf die Schaltfläche "Person" und geben Sie Daten über sie ein.
Schritt 3
Füllen Sie das Feld "Von" aus, um das eingehende Dokument zu registrieren. Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil und fügen Sie den Absender dem Verzeichnis hinzu oder wählen Sie einen bestehenden in diesem Feld aus. Füllen Sie als Nächstes das Feld "Kurze Beschreibung und Lösung" aus. Geben Sie hier die Essenz des Dokuments sowie die Auflösung des Kopfes ein (was in welchem Zeitrahmen zu tun ist). Füllen Sie das Feld "An wen es gesendet" aus, dies erleichtert die weitere Kontrolle über die Ausführung des Dokuments. Tragen Sie diese Informationen aus dem Beschluss des Managers ein. Füllen Sie das Feld „Wer hat unterschrieben“aus, indem Sie zuerst den Beamten zum entsprechenden Verzeichnis hinzufügen. Wählen Sie das Fälligkeitsdatum im entsprechenden Feld aus. Dadurch erinnert Sie das Programm an den nahenden Termin für die Ausführung des Dokuments. Geben Sie das Fälligkeitsdatum des Dokuments ein. Laden Sie das Dokument in das System hoch, indem Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen" klicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Registrierung des eingehenden Dokuments abzuschließen.
Schritt 4
Führen Sie ein alternatives Programm aus, um das eingehende Dokument zu registrieren. Programme zur elektronischen Dokumentenverwaltung implizieren einen ähnlichen Handlungsablauf bei der Erfassung eingehender Dokumente. Verwenden Sie Programme wie "Büroarbeit", "Euphrat", "Business".
