Eine der neuesten Innovationen von Computerentwicklern ist die Schaffung eines Dienstes wie der Mailarchivierung. Mit diesem Dienst können Sie ein- und ausgehende Briefe in einem separat erstellten Ordner speichern. Wie archiviere ich Outlook-E-Mails?
Anleitung
Schritt 1
Speichern Sie ein- und ausgehende E-Mails auf Ihrem Computer, wenn Sie die Standardoption Ihres Microsoft Outlook-Betriebssystems verwenden. Dies ist notwendig bei der Übertragung aller ein- und ausgehenden Briefe auf ein anderes Medium oder einem möglichen Absturz des gesamten Systems. Gehen Sie im Programmfenster zum Menü "Datei" und wählen Sie "Öffnen" aus der vorgeschlagenen Ordnerliste. Geben Sie im Dialogfeld die Optionen zum Exportieren in eine Datei an und wählen Sie Outlook-Datendatei aus. Geben Sie unbedingt die Namen der Dateien Ihrer Briefe und das Erstellungsdatum dieser Briefe an.
Schritt 2
Um einen Brief zu archivieren, wählen Sie ihn aus, klicken auf das leere Quadrat und dann auf „Archivieren“. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: "Ordner gemäß den Autoarchivierungseinstellungen archivieren" oder "Ordner und alle Unterordner archivieren". Legen Sie im speziellen Feld ein Archivierungsdatum an. Mehrere archivierte E-Mails eines Adressaten bilden eine Kette, die Sie mit einem Mausklick verwalten können. Verwalten Sie alle Ihre archivierten E-Mails selbst, da sie alle im Abschnitt Alle E-Mails gespeichert sind. Archivierte E-Mails werden für immer aufbewahrt, während gelöschte E-Mails nur dreißig Tage aufbewahrt werden.
Schritt 3
Wenn Sie die gezippten Nachrichten in einer anderen Datei ablegen möchten, klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie beispielsweise mehrere Buchstaben in einem Thread oder einen zu verschiebenden Buchstaben aus und klicken Sie auf "Posteingang". Klicken Sie am Ende auf "OK".
Schritt 4
Wenn Sie keine Programme verwenden, die auf Mailserver zugreifen, verwenden Sie den heute am weitesten verbreiteten universellen Maildienst Gmail. Es ermöglicht Ihnen, eingehende und ausgehende E-Mails zu archivieren und auf seinem Server zu speichern. Dadurch sparen Sie zusätzlichen Speicherplatz. Außerdem kann der Server mehrere Postfächer gleichzeitig kombinieren.
