Eine Datenbank ist ein Informationskatalog. Die Daten werden nach allgemein anerkannten Regeln organisiert. Telefonbücher oder Wörterbücher sind die einfachsten Beispiele für Datenbanken. Mit der Entwicklung der Computertechnologie sind Datenbanken viel größer und komplexer geworden.
Datenbanken verstehen
Die Datenbank ist ein Werkzeug zum Sammeln und Organisieren von Informationen. Sie können Daten zu Personen, Produkten, Finanzen und mehr enthalten. Der Aufbau einer Basis beginnt mit einer einfachen Liste oder Kalkulationstabelle. Im Laufe der Zeit wächst diese Liste und es treten Redundanzen und Inkonsistenzen in den Daten auf. Es wird schwierig, sie sich als Liste vorzustellen. Sobald diese Probleme auftreten, ist es eine gute Idee, sie mithilfe eines Datenbankverwaltungssystems (DBMS) in eine Datenbank umzuwandeln. Eines der besten Produkte in diesem Bereich ist Microsoft Office Acess, das Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und eine benutzerfreundliche Oberfläche vereint.
Tabellen
Eine Tabelle in einer Datenbank sieht insofern wie eine einfache Tabelle aus, als die Daten in Zeilen und Spalten gespeichert sind. Daher ist es normalerweise relativ einfach, eine reguläre Tabelle in eine Datenbank zu importieren. Der Hauptunterschied zwischen einer Tabellenkalkulation und einer Datenbank ist der Organisationsgrad der Informationen.
Jede Zeile in der Tabelle wird als Datensatz bezeichnet. Ausgewählte Informationen werden in Aufzeichnungen aufbewahrt. Jeder von ihnen besteht aus einem oder mehreren Feldern. Felder sind analog zu Spalten in einer Tabelle. Sie können beispielsweise eine Tabelle namens "Mitarbeiter" erstellen, in der jeder Datensatz (Zeile) die persönlichen Daten des Arbeitnehmers (Vorname, Nachname) enthält und jedes Feld (Spalte) Informationen über ihn enthält (Adresse usw.). Felder sollten als ein bestimmter Datentyp bezeichnet werden, sei es Text, Datum, Uhrzeit, Zahl oder eine andere Art von Informationen.
Formen
Formulare werden manchmal als "Dateneingabebildschirme" bezeichnet. Dies ist die Art von Schnittstelle, die verwendet wird, um mit Ihren Daten zu arbeiten. Formulare enthalten häufig Befehlsschaltflächen, die verschiedene Funktionen ausführen. Es ist durchaus möglich, eine Datenbank ohne Verwendung von Formularen zu erstellen, indem Sie die Eingabedaten in den Referenztabellen bearbeiten. Die meisten Datenbanken verwenden jedoch Formulare, um Tabellen anzuzeigen, einzugeben und zu ändern.
Anfragen
Abfragen sind die wahren Arbeitspferde der Datenbank und können viele verschiedene Funktionen erfüllen. Ihre häufigste Anwendung war das Abrufen bestimmter Daten aus Tabellen. Die Informationen, die der Benutzer erhalten möchte, sind in der Regel auf mehrere Tabellen verteilt. Mit Abfragen können Sie alle Tabellen gleichzeitig anzeigen und das Suchergebnis auf dem Bildschirm anzeigen. Darüber hinaus können Sie mit Abfragen Kriterien hinzufügen, die Daten für eine bestimmte Abfrage filtern.
Berichte
Berichte werden verwendet, um Daten in Tabellen zusammenzufassen und darzustellen. Jeder Bericht kann bearbeitet werden, um Informationen in einem anderen Format darzustellen. Der Bericht kann jederzeit erstellt werden und spiegelt den aktuellen Zustand der Datenbank wider.
Makros
Makros in Access entsprechen der Programmiersprache, die zum Hinzufügen von Datenbankfunktionen verwendet wird. Wenn Sie beispielsweise ein Makro an eine Schaltfläche in einem Formular anhängen, wird es ausgeführt, wenn auf diese Schaltfläche geklickt wird. Makros enthalten Aktionen zum Ausführen bestimmter Aufgaben, z. B. das Erstellen eines Berichts, das Ausführen einer Abfrage oder das Korrigieren von Informationen. Die meisten manuellen Datenbankoperationen können mithilfe von Makros automatisiert werden. Dies spart viel PC-Zeit und Ressourcen.
